Réforme: le ministère des Mines et de la géologie présente sa plateforme GEC

Au cours d’une conférence de presse conjointement animée avec la cheffe service secrétariat central, le secrétaire général dudit département a procédé à la présentation de la plateforme GEC (Gestion Électronique des Courriers) conçue pour permettre de dynamiser la circulation des dossiers au sein de ce département. Un ouf de soulagement pour les clients du département des mines.

La GEC, ou gestion électronique de courrier est une solution permettant de traiter et gérer les flux de courriers hybrides (papier et/ ou numérique), qu’ils soient entrants et/ou sortants.

Elle s’occupe de plusieurs fonctionnalités, notamment :

-La centralisation

-La qualification

-La circulation

-Le traitement

-L’exploitation et la base documentaire et l’archivage.

Parlant de son avantage, la GEC joue un rôle très important dans le gain de temps et l’efficacité des échanges dans le cercle du travail en réduisant les tâches sans valeur ajoutée.

Dans sa communication, Bachir Camara, secrétaire général du ministère des mines et de la géologie a tenu a rappelé que la GEC n’est pas une nouvelle plateforme, car elle existait déjà mais malheureusement elle n’était pas utilisée.

Pour lui  » avec cet outil on est sûr que peu de personnes qui envoient leurs dossiers au sein du Ministère diront que les courriers sont perdus. Que leurs dossiers ne sont pas arrivés à destination. On va essayer d’éliminer ce problème déjà qui existe. Parce que à partir du moment où leurs dossiers seront dans le système et dès qu’on les traite, ils vont recevoir systématiquement un message qui va les notifier que votre courrier à été reçu au ministère. « 

Au-delà de tout ça dit-il :  » aujourd’hui avec cette plateforme, on est capable de nous assurer directement que les documents qui arrivent au ministère des mines sont électroniquement archivés. C’est une amélioration continue de ce qu’on a trouvé qu’on est en train de faire. Ça permet également de faciliter le travail du secrétariat central en terme de gestion. »

De son côté Fanta Conté, cheffe service secrétariat central indiquée que le Département des mines a été l’un des premiers à installer la plateforme GEC. « Par rapport à la circulation des courriers, je peux dire que depuis l’installation de cette plateforme, le travail est vraiment facile avec. Avant la méthode manuelle créait beaucoup de problèmes. Les gens qui venaient déposer les courriers se plaignaient de la perte de leurs courriers ou bien le traitement prenait du temps.

Mais heureusement de nos jours en cinq minutes on peut traiter un courrier, parce que quand nous recevons les courriers, nous essayons de les numériser à travers le scanneur et on met sur la plateforme. Une fois qu’il est sur la plateforme, il est traité en cinq minutes.

Pour terminer, elle rass les clients en ces termes : « je peux dire que la GEC est un outil vraiment rapide, fiable. C’est une plateforme qui a aboutit à l’archivage des courriers, elle est tellement importante que tous les départements ministériels doivent l’avoir. »

Mohamed Ybno